Quali sono le ultime Novità sul controllo a Distanza?

L’impiego di strumenti tecnologici per il controllo dell’attività lavorativa ha conosciuto, negli ultimi anni, una progressiva espansione, alimentata da esigenze organizzative, di sicurezza aziendale e di digitalizzazione. Parallelamente, il sistema di tutele a presidio della dignità e della riservatezza dei lavoratori è stato rafforzato dagli interventi del legislatore e dell’Autorità garante a ciò deputata. 

Nel biennio 2024 – 2025, in particolare, si sono registrate significative novità in materia di videosorveglianza, rilevazione dei dati biometrici e monitoraggio digitale, che richiedono un approfondimento normativo e giurisprudenziale, oltre un focus sulle concrete modalità di applicazione di tali misure.

DISCIPLINA E PRESUPPOSTI DI LEGITTIMITÀ DEL CONTROLLO A DISTANZA

Il potere di controllo del datore di lavoro sull’attività dei dipendenti trova una disciplina specifica nell’art. 4 della Legge 20 maggio 1970, n. 300 (Statuto dei Lavoratori), come modificato dal D.lgs. 151/2015 (c.d. Jobs Act), di cui abbiamo già trattato in passato.

La norma in questione regola diversamente due distinte categorie di strumenti di sorveglianza.

Da un lato, sono disciplinati gli strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori (comma 1), soggetti a un doppio ordine di limiti in relazione all’esercizio del potere di controllo: 

• limite sostanziale: tali strumenti possono essere impiegati solo per “esigenze organizzative, produttive, per la sicurezza del lavoro o la tutela del patrimonio aziendale”;
• limite procedurale: “possono essere installati previo accordo sindacale” o, in mancanza, autorizzazione dell’Ispettorato Territoriale del Lavoro (ITL).

Dall’altro, viene regolato l’uso degli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa e degli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze (comma 2). Quest’ultimi non richiedono un’autorizzazione, ma il datore di lavoro è tenuto a:

• informare adeguatamente il lavoratore dell’esistenza del controllo (art. 13 Reg. (UE) 2016/679 – GDPR);
• garantire che i dati siano utilizzati solo per le finalità strettamente connesse all’attività lavorativa e nel rispetto dei principi di liceità, minimizzazione e trasparenza (art. 5 GDPR).

APPLICAZIONI PRATICHE E ORIENTAMENTO DEL GARANTE PRIVACY

Da un punto di vista pratico, il Garante della Privacy si è soffermato sull’applicazione di tali disposizioni, sottolineando alcuni interessanti profili operativi.

Da ultimo, con il provvedimento n. 234 del 22 aprile 2024, l’Autorità è intervenuta a seguito della segnalazione di una dipendente che lamentava l’installazione di una telecamera nell’atrio del Comune, posta in prossimità dei dispositivi di rilevazione delle presenze dei lavoratori. Attraverso l’utilizzo delle immagini registrate, l’amministrazione aveva contestato alla dipendente alcune violazioni dei propri doveri d’ufficio, tra cui il mancato rispetto dell’orario di servizio. A fronte della richiesta di spiegazioni da parte dell’Autorità per l’utilizzo di tale strumentazione, il Comune ha affermato che la telecamera era stata installata per motivi di sicurezza, a seguito di alcune aggressioni ai danni di un assessore e di un’assistente sociale.

 Tuttavia, nel corso dell’istruttoria il Garante ha rilevato che il Comune non aveva assicurato il rispetto delle procedure di garanzia previste dalla disciplina di settore in materia di controlli a distanza e aveva peraltro utilizzato le immagini di videosorveglianza per adottare un provvedimento disciplinare nei confronti della lavoratrice.

L’Autorità ha, pertanto, sanzionato l’Amministrazione ingiungendo, inoltre, alla stessa di fornire a tutti gli interessati (lavoratori e visitatori presso la sede comunale) un’idonea informativa sui dati personali trattati mediante l’utilizzo della telecamera in questione. 

Pertanto, sebbene il Comune avesse giustificato l’installazione della telecamera come una misura di sicurezza (a seguito di aggressioni), il Garante ha evidenziato che l’uso delle immagini per monitorare il comportamento dei dipendenti, ai fini dell’adozione di un provvedimento disciplinare, configura un controllo a distanza, tale da rientrare nella disciplina dell’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori. Il Comune, tuttavia, non avendo ottenuto l’autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro né avendo stipulato un accordo sindacale per l’installazione della telecamera a fini di controllo disciplinare, ha violato la suindicata normativa, ciò rendendo illecito il trattamento dei dati, e in particolare l’uso delle immagini per il provvedimento disciplinare.

Tale vicenda consente di evidenziare come la finalità perseguita attraverso la videosorveglianza incida profondamente sulla sua legittimità. Tuttavia, le conclusioni del Garante non sono suscettibili di applicazione generalizzata e incondizionata, occorrendo per contro un approccio maggiormente legato alle specificità del caso di specie, come peraltro chiarito di recente anche dalla Suprema Corte di Legittimità.

In tal senso, la Cassazione Civile, Sez. Lavoro con la sentenza n. 3045 del 6 febbraio 2025 ha affrontato un caso di licenziamento disciplinare per sottrazione di beni aziendali, confermando la legittimità dell’utilizzo di videoregistrazioni effettuate da telecamere installate nel piazzale esterno dell’azienda: un lavoratore addetto al carico e scarico merci è stato licenziato dopo che le telecamere di videosorveglianza, posizionate in un’area esterna accessibile anche a soggetti terzi, hanno registrato episodi di sottrazione di merce. 

Il dipendente ha impugnato il licenziamento, sostenendo che l’impianto di videosorveglianza non rispettava l’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori, poiché installato senza accordo sindacale o autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro.​ 

La Corte di Cassazione ha confermato la liceità del licenziamento, ritenendo legittimo l’uso delle videoregistrazioni a fini disciplinari. In particolare, ha affermato che:  

• l’installazione di telecamere in aree esterne accessibili al pubblico, finalizzate alla tutela del patrimonio aziendale, non richiede l’accordo sindacale o l’autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro;
• le videoregistrazioni ottenute in tali condizioni possono essere utilizzate come prova in un procedimento disciplinare;
• il controllo è considerato “difensivo” e non soggetto alle restrizioni dell’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori, in quanto non diretto al monitoraggio dell’attività lavorativa.​

Tale sentenza, dunque, conferma l’orientamento giurisprudenziale secondo cui la videosorveglianza finalizzata alla protezione del patrimonio aziendale, effettuata in aree esterne e accessibili al pubblico, è legittima e le relative registrazioni possono essere utilizzate a fini disciplinari.​

Conclusioni

In conclusione, le regole in materia di videosorveglianza nei luoghi di lavoro rappresentano un delicato punto di equilibrio tra il diritto alla sicurezza dell’imprenditore e il diritto alla riservatezza dei lavoratori. Le imprese sono chiamate ad un’attenta gestione di tali tecnologie, nel rispetto delle garanzie previste dallo Statuto dei Lavoratori e dal GDPR, evitando che il controllo si trasformi in una lesione ingiustificata della dignità dei dipendenti. 

Se infatti finalizzata al monitoraggio dell’attività lavorativa, la videosorveglianza richiede il previo accordo sindacale l’autorizzazione dell’Ispettorato; diversamente, quando lo scopo degli impianti è esclusivamente difensivo e riguarda aree accessibili al pubblico, può essere legittimamente utilizzata anche a fini disciplinari senza il rispetto tali formalità.  

Una corretta applicazione delle regole, infatti, non solo tutela i diritti fondamentali dei lavoratori, ma protegge anche le aziende dai rischi di sanzioni, promuovendo un clima di fiducia e trasparenza aziendale.