Torniamo di nuovo a parlare di diritto del lavoro, e affrontiamo oggi il tema del controllo a distanza dei lavoratori. In questo articolo vedremo quali sono i limiti al potere di controllo a distanza dei lavoratori, tra norme sulla privacy e Statuto dei lavoratori.
Considerazioni Generali
Per esaminare i principi che governano il controllo datoriale sugli strumenti di lavoro, è fondamentale tenere in considerazione che inevitabilmente tale materia interseca non solo la disciplina giuslavoristica, ma anche quella in materia di tutela della privacy: ciò in quanto vengono in rilievo diritti potenzialmente contrapposti, quelli del lavoratore al rispetto della riservatezza, della dignità personale, della libertà di espressione e di comunicazione e quelli del datore di lavoro di verificare l’esatto adempimento da parte del dipendente della prestazione lavorativa, delle prescrizioni impartite e dell’obbligo di fedeltà, nonché alla tutela del patrimonio e beni aziendali.
Premesso che gli strumenti aziendali di messaggistica o e-mail e, in generale, gli strumenti informatici messi a disposizione dal datore di lavoro per lo svolgimento delle attività lavorative dovrebbero essere utilizzati dai dipendenti con modalità adeguate ai compiti ed alle responsabilità agli stessi assegnate, nel rispetto dei principi di correttezza e diligenza, nonché delle procedure, direttive ed eventuali codici etici aziendali in tema di sicurezza dei sistemi informatici e dei dati, è evidente che con la modernizzazione delle tecniche lavorative e lo sviluppo tecnologico, è ormai divenuta sempre più semplice una possibile implementazione di controlli a distanza, estremamente penetranti nei confronti dei lavoratori, che possono spingersi fino alla verifica dell’adeguatezza della stessa prestazione lavorativa.
Nel corso dell’ultimo decennio, si è reso quindi necessario aggiornare le regole vigenti in questa delicatissima materia, alle origini dominata da un assoluto divieto (salvo davvero casi eccezionali) del monitoraggio dell’attività del dipendente dettata dall’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori.
Normativa
La regolamentazione dei controlli a distanza dell’attività lavorativa ha subito una profonda modifica in seguito all’entrata in vigore del d. Lgs n. 151/2015 (Jobs Act) che – pur mantenendo in generale un rigoroso divieto dei controlli lesivi dei diritti inviolabili e il tendenziale sfavore per ogni tipo di controllo occulto – ha introdotto un regime diverso a seconda tipo degli strumenti impiegati:
- quelli che consentono il controllo del lavoratore (es. videosorveglianza): secondo anche quanto chiarito dalla recente giurisprudenza di legittimità, tali attività sono consentite solo in presenza di tali concomitanti condizioni, ossia per esigenze organizzative e produttive, di sicurezza del lavoro e tutela del patrimonio aziendale e previo accordo sindacale o, in mancanza, autorizzazione amministrativa (Direzione territoriale)
- quelli utilizzati dal lavoratore gli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa e gli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze (es. smartphone, tablet, personal computer): tali attività sono consentite per esigenze organizzative e produttive, di sicurezza del lavoro e tutela del patrimonio aziendale e previa specifica informativa del relativo utilizzo ai lavoratori. Tale limitazione non trova applicazione in tutte quelle ipotesi in cui i controlli siano posti in essere al fine di accertare eventuali illeciti extracontrattuali, potenzialmente dannosi per il patrimonio e l’immagine aziendale.
Oppure poi specificare che l’utilizzo di sistemi di monitoraggio in assenza dell’accordo sindacale configura reato e che il divieto di installazione di telecamere in assenza di accordo vale anche nel caso di telecamere “finte“, montate al solo scopo dissuasivo, senza registrazione effettiva di dati.
Infine, va detto che – in ogni caso – il controllo sui sistemi in dotazione al lavoratore non può concretizzarsi in verifiche massive, prolungate e indiscriminate, lesive della libertà e della dignità dei dipendenti e che le informazioni raccolte tramite tali strumenti informatici sono utilizzabili per tutti i fini connessi al rapporto di lavoro, compresi anche gli scopi tipicamente disciplinari.
Giurisprudenza
A tali basilari principi, devono aggiungersi poi molteplici pronunce giurisprudenziali, sia da parte delle giurisdizioni nazionali che di quelle sovranazionali, che risultano particolarmente rilevanti ai fini della pratica applicazione degli stessi nell’ambito del rapporto lavorativo.
Muovendo dalle condizioni fissate dalla normativa, la giurisprudenza della Corte Europea dei Diritto dell’Uomo ha ritenuto essenziale la predisposizione di una policy aziendale in difetto della quale nessun controllo datoriale appare legittimo, indicando analiticamente quale debba essere il contenuto della policy e quali tutele spettino in ogni caso al lavoratore, tra cui che:
- il dipendente sia stato preventivamente informato della possibilità che il datore di lavoro controlli la corrispondenza e altre comunicazioni e dell’attuazione di tali misure;
- il datore di lavoro abbia fornito motivazioni legittime per giustificare il monitoraggio delle comunicazioni e l’accesso ai loro contenuti effettivi;
- siano state predisposte adeguate misure di salvaguardia in favore del lavoratore, in particolare quando le attività di controllo del datore di lavoro siano di natura intrusiva.
- Mail aziendale
Il datore di lavoro (o il suo delegato) deve poter accedere in qualsiasi momento alla casella di posta elettronica aziendale in uso al dipendente. La casella aziendale, infatti, è uno strumento di lavoro. L’accesso del datore di lavoro è legittimato anche dalla necessità della continuità aziendale, ad esempio nel caso in cui il lavoratore sia in malattia. La riconducibilità della casella all’azienda permette di escludere la sussistenza del reato di violazione dell’altrui corrispondenza (art. 616 c.p.) per mancanza dell’altruità.
Tuttavia, il Garante ha anche precisato (provv. 13 luglio 2016) che il controllo non può essere indiscriminato e massivo, bensì graduale in modo che i controlli più invasivi siano utilizzati solo in caso di individuazione di specifiche anomalie, come la rilevata presenza di virus. Inoltre è sempre necessario fornire ai dipendenti un’idonea informativa privacy.
Applicazioni Concrete
- Mail privata del dipendente
In quanto è dato personale ed è uno strumento identificativo, non è mai controllabile dall’azienda anche se utilizzata dal luogo di lavoro.
L’accesso del datore alle mail dei dipendenti è legittimo “solo a condizione che questi ultimi siano stati preventivamente informati dell’esistenza di un controllo sulla corrispondenza aziendale, delle modalità e motivazioni di tale controllo”.
- Utilizzo delle riprese in giudizio
La Corte di Cassazione (sentenza n. 4367/2018) ha stabilito che sono utilizzabili in sede giudiziale le riprese effettuate con telecamere all’interno del luogo di lavoro: ciò in quanto le immagini servono al datore di lavoro per esercitare un controllo sul patrimonio aziendale messo a rischio da possibili comportamenti infedeli dei dipendenti, e le norme dello Statuto dei lavoratori poste a presidio della loro riservatezza non fanno divieto dei cosiddetti controlli difensivi del patrimonio aziendale.
- Trattamento dei dati dei candidati pubblicati sui social network
Un problema noto riguarda la possibilità di utilizzare, ai fini dell’assunzione di lavoratori, informazioni pubbliche, quali quelle estratte dai profili dei social network. L’accesso, e quindi l’estrazione di dati dai profili deve comunque essere giustificato da una base legale, i dati possono essere trattati solo se i profili sono utilizzati per finalità lavorative, inoltre il candidato deve essere informato del controllo anche tramite indicazione nell’annuncio di lavoro.
- Trattamenti di dati mediante sistemi di videosorveglianza
Il video monitoraggio dei lavoratori è considerato illecito in quanto sproporzionato rispetto alla tutela dei diritti degli interessati, quindi un sistema di videosorveglianza può essere utilizzato solo per la salvaguardia del patrimonio aziendale, per la sicurezza dei lavoratori e per esigenze organizzative. Ovviamente occorre l’accordo sindacale.
